- Do KSeF nie potrzebujesz płatnego programu. Ministerstwo Finansów daje trzy bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF (w przeglądarce), Aplikację Mobilną KSeF (Android, iOS) i e-mikrofirmę (w e-Urzędzie Skarbowym).
- Aplikacja Podatnika wystawi każdą typową fakturę i korektę, ma szybki formularz na jednym ekranie i służy do nadawania uprawnień księgowej. Nie prowadzi jednak ewidencji i działa tylko online.
- Aplikacja mobilna wystarczy, gdy wystawiasz kilka krajowych faktur w złotych. Waluty, zaliczek ani korekt faktur z innych narzędzi w niej nie zrobisz.
- e-mikrofirma jest jedyną darmową opcją z ewidencją VAT i plikami JPK. Najlepiej pasuje do czynnego podatnika VAT, który sam się rozlicza.
- Żadne darmowe narzędzie nie wystawi dziś faktury offline z drugim kodem QR. Gdy potrzebujesz trybu offline, faktur cyklicznych albo integracji z bankiem, zostaje program, który kosztuje od około 12 zł netto miesięcznie.
- Termin: od 1 stycznia 2027 roku w KSeF fakturuje każda firma, także zwolniona z VAT. Od tego dnia za fakturę poza systemem grozi kara do 100% VAT.
Spis treści · 13 części
Od 1 stycznia 2027 roku kończy się taryfa ulgowa dla najmniejszych firm. Kto dziś wystawia faktury na papierze albo w Wordzie, bo mieści się w limicie 10 000 zł miesięcznie, za niecałe trzy miesiące musi przejść do Krajowego Systemu e-Faktur. Najczęstsze pytanie jednoosobowych firm brzmi: czy muszę kupić program? Nie musisz. Ministerstwo Finansów odpowiada w FAQ krótko: płatny program nie jest potrzebny, bo są bezpłatne narzędzia.
Problem w tym, że narzędzia są trzy i każde umie co innego. W tym przewodniku porównaliśmy je funkcja po funkcji, korzystając z aktualnych podręczników MF z kwietnia, lipca i sierpnia 2026 roku oraz odpowiedzi ministerstwa na interpelacje poselskie. Dowiesz się, które wybrać, jak wystawić w nim pierwszą fakturę i kiedy darmowe narzędzie przestaje wystarczać. Ogólne zasady KSeF dla małych firm, czyli harmonogram i limit 10 000 zł, opisaliśmy w artykule KSeF w mikrofirmie od 1 stycznia 2027.
Aplikacja Podatnika, mobilna czy e-mikrofirma: porównanie
Wszystkie trzy narzędzia są bezpłatne, łączą się bezpośrednio z KSeF i nie wymagają zgłoszenia ZAW-FA. Właściciel jednoosobowej firmy ma uprawnienia do swojego NIP automatycznie, jeśli loguje się własnymi danymi. Różnice widać dopiero w szczegółach:
| Funkcja | Aplikacja Podatnika | Aplikacja mobilna | e-mikrofirma |
|---|---|---|---|
| Gdzie działa | przeglądarka, ap.ksef.mf.gov.pl | telefon (Google Play, App Store) | przeglądarka, e-Urząd Skarbowy |
| Logowanie | login.gov.pl (mObywatel, bank, e-dowód, Profil Zaufany) albo podpis kwalifikowany | pierwszy raz przez login.gov.pl, potem PIN lub biometria | tylko login.gov.pl |
| Faktury krajowe i korekty | tak | tak, tylko w złotych; korekta tylko faktury z aplikacji | tak, bez procedur szczególnych |
| Zaliczki, waluty, OSS, korekta zbiorcza | tak (formularz rozszerzony) | nie | nie |
| Szybki formularz na jednym ekranie | tak (tryb skrócony) | tak | nie |
| Odbieranie faktur kosztowych | tak (lista, PDF, XML) | tak (podgląd, pobieranie) | tak, z importem do ewidencji |
| Baza kontrahentów | pobieranie danych z GUS po NIP, „Wystaw podobną fakturę” | lista nabywców | tak, z podpowiadaniem |
| Ewidencja VAT, JPK_VAT, JPK_FA | nie | nie | tak |
| Uprawnienia dla księgowej, certyfikaty, tokeny | tak (tylko tu) | nie | nie |
| Faktura offline z kodem QR „CERTYFIKAT” | nie | nie (MF zapowiada na 2027) | brak informacji MF |
| Załączniki do faktury | nie | nie | nie |
| Zgłaszanie fałszywych faktur | tak | nie | nie |
W praktyce wybór sprowadza się do czterech profili:
- Kilka faktur miesięcznie, zwolnienie z VAT albo księgowa: Aplikacja Podatnika do wystawiania i nadania uprawnień, ewentualnie mobilna do szybkich faktur w terenie.
- Czynny VAT, rozliczasz się sam: e-mikrofirma, bo poza fakturami prowadzi ewidencję i przygotuje JPK. Aplikacja Podatnika przyda się do uprawnień i zgłaszania nadużyć.
- Usługi „w drodze” (fachowiec, transport, szkolenia): Aplikacja Mobilna, z bazą nabywców i fakturą z telefonu po skończonej pracy.
- Regularna sprzedaż, faktury cykliczne, waluty, potrzeba trybu offline: program do fakturowania. Szczegóły w części kiedy darmowe narzędzie nie wystarcza.
Kto musi wystawiać w KSeF od 1 stycznia 2027 roku
Zanim wybierzesz narzędzie, sprawdź, czy KSeF w ogóle Cię dotyczy. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek mają wszystkie firmy, a do 31 grudnia 2026 roku poza KSeF mogą fakturować tylko te, których faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto w miesiącu (art. 145m ustawy, która wprowadziła KSeF). Kilka zasad, o które przedsiębiorcy pytają najczęściej:
| Sytuacja | Czy KSeF? | Uwagi |
|---|---|---|
| JDG zwolniona z VAT (art. 113, limit 240 000 zł) | tak, od 2027 bez wyjątków | faktura z adnotacją o zwolnieniu i podstawą prawną; wyłączona jest tylko procedura transgraniczna z art. 113a |
| Przekroczyłem limit 10 000 zł w 2026 roku | tak, już teraz | od faktury, którą przekroczyłeś limit, i na stałe; w kolejnych miesiącach limit nie wraca |
| Faktura dla konsumenta | dobrowolnie | konsument dostaje fakturę w uzgodniony sposób, z kodem QR |
| Odbieranie faktur od dostawców | tak, od 1.02.2026 | także, gdy sam wystawiasz jeszcze poza KSeF |
| Rolnik ryczałtowy | nie wystawia faktur | fakturę VAT RR w KSeF wystawia nabywca, tylko gdy rolnik go w systemie wskaże |
| Paragon z NIP do 450 zł | poza KSeF do 31.12.2026 | potem obowiązują przepisy ogólne |
Do limitu 10 000 zł nie wliczasz faktur dla konsumentów, sprzedaży z kasy ani paragonów z NIP do 450 zł. Liczy się data wystawienia faktury. Dorabiasz bez firmy? Zasady KSeF w działalności nierejestrowanej opisaliśmy w artykule Działalność nierejestrowana 2026.
Aplikacja Podatnika KSeF: najpełniejsze darmowe narzędzie
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 działa produkcyjnie od 1 lutego 2026 roku pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. To centrum zarządzania kontem firmy w KSeF: wystawiasz w niej faktury, przeglądasz faktury kosztowe, nadajesz uprawnienia, wnioskujesz o certyfikaty i zgłaszasz fałszywe faktury. Od 14 lutego 2026 roku logujesz się przez login.gov.pl, czyli mObywatelem, bankowością elektroniczną, e-dowodem albo Profilem Zaufanym. Możesz też użyć podpisu kwalifikowanego.
W 2026 roku MF dodało tryb skrócony: jeden ekran do typowej sprzedaży krajowej. Ministerstwo zrobiło to po uwagach przedsiębiorców, którzy narzekali na długi formularz, co potwierdziło w odpowiedzi na interpelację z 15 września 2026 roku. Tryb rozszerzony, z formularzem na kilku ekranach, obsługuje pełną strukturę FA(3): faktury zaliczkowe i rozliczeniowe, korekty (także zbiorcze), waluty, procedurę OSS i podmioty trzecie.
- pełna struktura faktury, także korekty i zaliczki,
- pobieranie danych nabywcy z GUS po NIP,
- „Wystaw podobną fakturę” na bazie poprzedniej,
- PDF z kodem QR do wysłania klientowi,
- jedyne miejsce do nadania uprawnień księgowej,
- zgłaszanie fałszywych faktur („scamów”).
- tylko online: „wystawiamy jedynie faktury w trybie online” (FAQ MF),
- nie prowadzi ewidencji ani księgowości,
- bez załączników do faktur i bez faktur uproszczonych,
- nagłówki wizualizacji tylko po polsku,
- nie wysyła powiadomień o nowych fakturach kosztowych,
- tokenu ani certyfikatu nie użyjesz tu do logowania.
Ostatnia uwaga z listy bywa myląca. W Aplikacji Podatnika wygenerujesz token i certyfikat KSeF, ale służą one programom komercyjnym, a nie samej aplikacji. Do aplikacji logujesz się przez login.gov.pl. Dlatego zapowiadana zmiana zasad dla tokenów po 31 grudnia 2026 roku nie dotyczy osób, które korzystają wyłącznie z narzędzi MF. Szczegóły w artykule KSeF: tokeny, certyfikat i logowanie dla JDG.
Pierwsza faktura w Aplikacji Podatnika krok po kroku
Instrukcja według podręcznika użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja z sierpnia 2026 roku). Przygotuj NIP nabywcy, dane sprzedaży i numer konta firmowego.
- Wejdź na ap.ksef.mf.gov.plAlbo na ksef.podatki.gov.pl i „Zaloguj się do KSeF”. Sprawdź adres: oficjalne strony KSeF kończą się na gov.pl.
- Zaloguj się„Zaloguj przez login.gov.pl”. Najszybciej przez mObywatel: skanujesz kod QR telefonem. Alternatywa to podpis kwalifikowany.
- Wybierz kontekstIdentyfikator „NIP podmiotu”, wpisz NIP firmy, „Przejdź dalej”. Od kontekstu zależy, jakie faktury i uprawnienia widzisz.
- Wystaw fakturę VAT, tryb skróconyZ menu wybierz „Wystaw fakturę VAT”, a potem „Tryb skrócony”. Do zaliczki, waluty albo korekty wybierz tryb rozszerzony.
- Numer i datyNadaj własny numer faktury (numer KSeF nada system). Data wystawienia to dzisiejsza data i nie da się jej zmienić. Uzupełnij datę dostawy lub wykonania usługi, termin i formę płatności oraz numer konta.
- Sprzedawca i nabywcaWpisz NIP i kliknij „Pobierz dane”, a aplikacja pobierze nazwę i adres z GUS. Nabywca bez NIP to opcja „Brak identyfikatora”.
- Pozycje i adnotacjeNazwa, ilość, jednostka, cena, stawka VAT. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, wybierz „zwolnione z opodatkowania” i w adnotacjach podaj podstawę prawną, np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Tu zaznaczasz też podzieloną płatność i metodę kasową.
- Podgląd i wysyłkaSprawdź podgląd i kliknij „Wyślij do KSeF”. Gdy system przyjmie fakturę, zobaczysz numer KSeF z przyciskiem „Kopiuj”. Przy błędzie wrócisz do formularza przez „Popraw fakturę”.
- UPO i plik dla klientaUrzędowe poświadczenie odbioru znajdziesz w „Historii sesji”. Pobieranie go nie jest obowiązkowe, bo nadany numer KSeF oznacza, że faktura weszła do systemu. Klientowi spoza KSeF (konsument, firma zagraniczna) wyślij PDF z kodem QR z listy faktur.
Faktura z numerem KSeF jest ostateczna. Każdy błąd poprawiasz fakturą korygującą, bo noty korygujące zniknęły 1 lutego 2026 roku. Najlepiej wystawić pierwszą fakturę jeszcze w 2026 roku, gdy pomyłki nie grożą karą. Jak naprawić zły NIP, kwotę albo fakturę wystawioną poza systemem, opisaliśmy w artykule KSeF: 7 pomyłek małych firm i jak je naprawić.
Aplikacja Mobilna KSeF: faktura z telefonu
Aplikacja mobilna w wersji dla KSeF 2.0 działa od 1 lutego 2026 roku. Jest bezpłatna i dostępna w Google Play i App Store. Za pierwszym razem logujesz się przez login.gov.pl, a potem PIN-em albo biometrią. Według podręcznika z lipca 2026 roku aplikacja umie:
- wystawić fakturę podstawową i korektę oraz zapisać wersję roboczą,
- prowadzić listę nabywców i rachunków bankowych,
- obsłużyć kilka firm (NIP-ów) w osobnych profilach,
- pokazać wizytówkę z kodem QR, z której klient skopiuje Twoje dane,
- wyszukać, pobrać i udostępnić fakturę oraz zrobić kopię danych w chmurze Google lub iCloud.
Ograniczenia są poważne. Aplikacja wystawia tylko faktury krajowe w złotych, a skorygujesz w niej tylko faktury wystawione w tej aplikacji. Na jednym telefonie korzysta z niej jedna osoba (jeden PESEL). Tryb offline MF planuje dopiero na 2027 rok. Aplikacja mobilna sprawdza się więc jako dodatek: fakturujesz z telefonu u klienta, a korekty faktur z innych narzędzi, zaliczki i waluty robisz w Aplikacji Podatnika.
e-mikrofirma: faktury i ewidencja VAT w jednym
e-mikrofirma działa w e-Urzędzie Skarbowym od 2021 roku. Logowanie jest możliwe tylko przez login.gov.pl, bez danych podatkowych. To jedyne darmowe narzędzie MF, które poza fakturami prowadzi ewidencję VAT i tworzy pliki JPK_VAT i JPK_FA, a przy tym ma bazę kontrahentów z podpowiadaniem, własną numerację faktur, metodę kasową i podzieloną płatność. Według podręcznika z kwietnia 2026 roku po rejestracji konta aplikacja sama łączy się z KSeF. Faktury firmom wystawiasz opcją „Nowa e-Faktura sprzedaży (KSeF)”, a faktury od dostawców pobierasz z KSeF i importujesz do ewidencji.
Na co uważać:
- Faktury zakupu bez kwoty VAT (np. od dostawcy zwolnionego z VAT) mają status „Nieobsługiwana” i trzeba je ująć ręcznie jako „inny wpis”.
- Lista faktur zakupu z KSeF pokazuje domyślnie ostatni miesiąc, a filtrem najwyżej 3 miesiące.
- Logo pojawia się tylko na fakturach poza KSeF.
- Narzędzie jest skrojone pod czynnego podatnika VAT. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, ewidencja VAT i JPK_VAT nie są Ci potrzebne, więc wygodniejsza bywa Aplikacja Podatnika.
Wejście do e-mikrofirmy: urzadskarbowy.gov.pl, kafelek „e-mikrofirma”.
Offline i awarie: czego darmowe narzędzia nie zrobią
To najważniejsza różnica między narzędziami MF a programami komercyjnymi. Ustawa przewiduje cztery tryby wystawiania faktur poza zwykłym trybem online:
| Tryb | Kiedy | Termin wysłania do KSeF | Darmowe narzędzia MF |
|---|---|---|---|
| offline24 (art. 106nda) | zawsze, bez podawania przyczyny | najpóźniej następny dzień roboczy | nie |
| niedostępność KSeF (art. 106nh) | ogłoszona w BIP MF | następny dzień roboczy po jej zakończeniu | nie |
| tryb awaryjny (art. 106nf) | awaria ogłoszona przez MF | 7 dni roboczych od końca awarii | nie |
| awaria całkowita (art. 106ng) | komunikat w mediach | nie wysyłasz; faktura papierowa lub elektroniczna | niepotrzebne |
Faktura offline musi mieć dwa kody QR. Drugi z nich, z napisem „CERTYFIKAT”, potwierdza wystawcę i wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Certyfikat wygenerujesz za darmo w Aplikacji Podatnika, ale samą fakturę offline wystawisz tylko w programie, który to obsługuje. Aplikacja Podatnika działa wyłącznie online, aplikacja mobilna dostanie tryb offline najwcześniej w 2027 roku, a podręcznik e-mikrofirmy o nim nie wspomina.
Czy to problem w praktyce? Według MF w 2026 roku, do połowy września, nie było awarii ani ogłoszonej niedostępności KSeF, które uzasadniałyby tryby awaryjne. Zdarzały się krótsze utrudnienia, np. z logowaniem Profilem Zaufanym 2 lutego, w Aplikacji Podatnika 6 marca i 25 września, oraz prace serwisowe w nocy. Jeśli sprzedajesz codziennie i każda godzina przestoju kosztuje, potrzebujesz programu z trybem offline. Jeśli wystawiasz kilka faktur miesięcznie, zwykle wystarczy poczekać, aż system wróci, albo wystawić fakturę z innej metody logowania (np. mObywatelem zamiast Profilem Zaufanym).
Księgowa w KSeF: jak nadać uprawnienia
Jeśli faktury rozlicza biuro rachunkowe, musi ono widzieć Twoje faktury w KSeF. Uprawnienia nadajesz w Aplikacji Podatnika. Mobilna i e-mikrofirma tego nie umieją. JDG nie składa do tego formularza ZAW-FA.
- Uprawnienia, Nadaj uprawnienieZaloguj się w kontekście NIP firmy i otwórz zakładkę „Uprawnienia”.
- Rodzaj: podmiotWybierz „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”. Wystarczy uprawnienie dla całego biura, a nie dla każdego pracownika.
- Dane biura i zakresWpisz NIP i pełną nazwę biura. Zaznacz przeglądanie, wystawianie albo oba. Opcja „z prawem do dalszego przekazywania” pozwala biuru przydzielić dostęp swoim pracownikom.
- Nadaj i odświeżKliknij „Nadaj uprawnienia”, a potem „Odśwież”, żeby zobaczyć status. Uprawnienie możesz w każdej chwili odebrać w tej samej zakładce.
Jeśli księgowa ma tylko pobierać faktury kosztowe, wystarczy samo przeglądanie. Uprawnienie możesz też nadać osobie fizycznej po NIP lub PESEL, na przykład wspólnikowi albo członkowi rodziny, który pomaga w firmie.
Kiedy darmowe narzędzie nie wystarcza i ile kosztuje program
Narzędzia MF wystawiają faktury, ale nie prowadzą firmy. Program do fakturowania zaczyna się opłacać, gdy odpowiesz „tak” na choć jedno z pytań:
- Wystawiasz co miesiąc te same faktury (abonament, najem, stała obsługa) i chcesz, żeby powstawały same?
- Potrzebujesz trybu offline, bo sprzedajesz w miejscach bez internetu albo nie możesz czekać na powrót systemu?
- Chcesz automatycznie pobierać faktury kosztowe z KSeF i dostawać powiadomienia, zamiast sprawdzać system ręcznie?
- Potrzebujesz przypomnień o płatnościach, łączenia faktur z przelewami albo raportów sprzedaży?
- Dołączasz do faktur załączniki albo wystawiasz je w dwóch językach?
Ile kosztuje rok fakturowania
Koszt za 12 miesięcy według cenników z 7.10.2026 (Fakturownia: netto, cena podstawowa bez kodów rabatowych)
Przy kilku fakturach miesięcznie różnica między narzędziem MF a programem to około 150 zł rocznie. Za to dostajesz tryb offline, powiadomienia i porządek w płatnościach. Jeden przykład programu z integracją KSeF to Fakturownia (link partnerski). Integrację mają też m.in. iFirma, inFakt i wFirma. Wybierając, sprawdź trzy rzeczy: czy program sam pobiera faktury kosztowe z KSeF, czy wystawia faktury offline z dwoma kodami QR i czy Twoja księgowa może pracować na tych samych danych.
- Faktury cykliczne wystawiane ręcznie
- 8 miesięcznie
- Czas na fakturę w Aplikacji Podatnika (logowanie, kontekst, formularz)
- ok. 4 min
- Czas w roku
- 8 × 4 min × 12 = 384 min
- Program z fakturami cyklicznymi (Fakturownia Standard)
- 342 zł netto rocznie
Przy 8 stałych fakturach to ok. 6,4 godziny rocznie, czyli program kosztuje ok. 53 zł netto za zaoszczędzoną godzinę. Czas na fakturę to nasze założenie, nie dane MF. Przy 2–3 fakturach miesięcznie rachunek wypada na korzyść darmowych narzędzi.
Druga sprawa to konto firmowe. Od 1 stycznia 2027 roku czynny podatnik VAT, płacąc fakturę innemu czynnemu podatnikowi, wpisuje w przelewie numer KSeF. Część banków pobiera faktury z KSeF prosto do bankowości i wypełnia przelew sama. Więcej w artykule Przelew za fakturę od 2027. Jeśli zakładasz konto firmowe, w tej promocji połączenie z KSeF jest jednym z warunków:
Częste problemy z darmowym KSeF i jak je obejść
| Problem | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Nie widzę swoich faktur po zalogowaniu | zły kontekst logowania | wyloguj się i wybierz „NIP podmiotu” z NIP-em firmy |
| Profil Zaufany nie działa | przerwa w usłudze login.gov.pl | zaloguj się mObywatelem, bankiem albo e-dowodem |
| Wysłałem fakturę i nic się nie dzieje | wysyłka działa asynchronicznie | kliknij „Odśwież”; sukces to widoczny numer KSeF |
| Zgubiłem token wygenerowany w aplikacji | token pokazuje się tylko raz | unieważnij go i wygeneruj nowy, od razu skopiuj |
| Nie wiedziałem o nowej fakturze kosztowej | KSeF nie wysyła powiadomień | sprawdzaj listę faktur zakupu co tydzień albo użyj programu z powiadomieniami |
| Podpis kwalifikowany po odnowieniu nie działa | uprawnienie było przypisane do konkretnego certyfikatu podpisu | nadaj uprawnienie ponownie dla nowego podpisu |
| Wylogowało mnie w trakcie wypełniania | automatyczne wylogowanie po bezczynności | kliknij „Przedłuż sesję”; dłuższe faktury zapisuj jako kopię roboczą XML |
| Wystawiłem fakturę poza KSeF i chcę ją „dosłać” | to byłyby dwie faktury | nie wystawiaj jej ponownie w KSeF; szczegóły w artykule o pomyłkach |
Najczęściej zgłaszane do MF problemy to według ministerstwa: kłopoty z internetem po stronie użytkownika, rodzaje i zakres uprawnień, narzędzia do logowania, dostęp do KSeF oraz wystawianie i odbieranie faktur. Infolinia KAS w sprawie KSeF przyjęła od 1 stycznia do 7 września 2026 roku prawie 319 tysięcy połączeń i ponad 89 tysięcy maili.
Plan na ostatni kwartał 2026 roku
- Zaloguj się raz do Aplikacji PodatnikaPrzez mObywatel. Sprawdź, czy widzisz faktury kosztowe. Odbierać je musisz już od 1 lutego 2026 roku.
- Wybierz narzędzie według profiluAplikacja Podatnika, mobilna, e-mikrofirma albo program. Kryteria podaliśmy w tabeli porównawczej.
- Wystaw pierwszą fakturę jeszcze w 2026 rokuPomyłki w tym roku nie grożą karą. Pamiętaj, że przekroczenie 10 000 zł w miesiącu na fakturach poza KSeF odbiera prawo do limitu na stałe.
- Nadaj uprawnienia księgowejZanim zacznie pobierać Twoje faktury, najlepiej na początku grudnia.
- Jeśli potrzebujesz offline, wygeneruj certyfikat KSeF typu 2W Aplikacji Podatnika. Zapisz hasło do klucza (15–32 znaki): nie da się go zresetować. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.
- Od 1 stycznia 2027 roku każdą fakturę dla firmy wystawiaj w KSeFZa fakturę poza systemem grozi kara do 100% VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty brutto (art. 106ni ustawy o VAT).
Najczęstsze pytania
Czy do KSeF potrzebuję płatnego programu?
Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF (w przeglądarce), Aplikację Mobilną KSeF (Android i iOS) oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Wszystkie wystawiają i odbierają faktury w KSeF. Program przydaje się przy fakturach cyklicznych, trybie offline albo integracji z bankiem.
Które darmowe narzędzie KSeF wybrać dla JDG?
Przy kilku fakturach miesięcznie i zwolnieniu z VAT najprościej korzystać z Aplikacji Podatnika w trybie skróconym. Czynny podatnik VAT, który rozlicza się sam, skorzysta z e-mikrofirmy, bo prowadzi ona ewidencję VAT i tworzy JPK. Aplikacja mobilna dobrze uzupełnia oba narzędzia przy fakturach wystawianych u klienta.
Czy JDG zwolniona z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (art. 113, limit 240 000 zł) wystawiają faktury dla firm w KSeF. Do końca 2026 roku mogą fakturować poza systemem, jeśli suma faktur nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek dotyczy wszystkich. Wyłączona jest tylko procedura transgraniczna z art. 113a.
Czy w Aplikacji Podatnika KSeF wystawię fakturę offline?
Nie. Według FAQ Ministerstwa Finansów w Aplikacji Podatnika wystawia się faktury tylko w trybie online. Aplikacja mobilna ma dostać tryb offline w 2027 roku. Faktury offline z drugim kodem QR („CERTYFIKAT”) wystawisz w programie, który to obsługuje, z certyfikatem KSeF typu 2 wygenerowanym w Aplikacji Podatnika.
Jak zalogować się do darmowego KSeF?
Do Aplikacji Podatnika i e-mikrofirmy logujesz się przez login.gov.pl: mObywatelem, bankowością elektroniczną, e-dowodem albo Profilem Zaufanym. Do Aplikacji Podatnika możesz też użyć podpisu kwalifikowanego. Aplikacja mobilna wymaga login.gov.pl przy pierwszym logowaniu, potem PIN-u lub biometrii. Tokenów do narzędzi MF nie używasz.
Czy e-mikrofirma działa z KSeF 2.0?
Tak. Podręcznik e-mikrofirmy z kwietnia 2026 roku opisuje działającą integrację: po rejestracji konta aplikacja łączy się z KSeF, faktury dla firm wystawiasz opcją „Nowa e-Faktura sprzedaży (KSeF)”, a faktury zakupu pobierasz i importujesz do ewidencji. Faktury zakupu bez kwoty VAT trzeba ująć ręcznie.
Jak dać księgowej dostęp do moich faktur w KSeF?
W Aplikacji Podatnika otwórz „Uprawnienia”, wybierz „Nadaj uprawnienie”, rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, wpisz NIP i nazwę biura oraz zakres dostępu. JDG nie składa do tego formularza ZAW-FA. Wystarczy uprawnienie dla całego biura.
Ile kosztuje program do faktur z KSeF?
Według cenników z 7 października 2026 roku: Fakturownia od 12,49 zł netto miesięcznie (plan Start), iFirma od 12,50 zł miesięcznie przy płatności za rok. Obie firmy mają też darmowe plany do 3 faktur miesięcznie, a integracja z KSeF jest w cenie. Narzędzia Ministerstwa Finansów są bezpłatne bez limitu faktur.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, KSeF dla JDG i MŚP: pytania i odpowiedzi: ksef.podatki.gov.pl; Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (11.09.2026): ksef.podatki.gov.pl; KSeF News, najczęstsze pytania (29.04.2026): ksef.podatki.gov.pl
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (6.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- Aplikacja Mobilna KSeF, opis (2.10.2026) i podręcznik (31.08.2026): ksef.podatki.gov.pl, podręcznik PDF
- Podręcznik użytkownika aplikacji e-mikrofirma (kwiecień 2026): podatki.gov.pl
- MF, „Środy z KSeF”, moduł VII: bezpłatne narzędzia, Aplikacja Podatnika (12.12.2025): ksef.podatki.gov.pl
- MF, tabela trybów wystawiania faktur (24.02.2026): ksef.podatki.gov.pl; kody QR: ksef.podatki.gov.pl
- Odpowiedzi MF na interpelacje nr 15189 (3.03.2026) i 19230 (15.09.2026): i15189, i19230
- Ustawa o VAT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 106ga, 106gb, 106nda, 106nf–106nh, 106ni): api.sejm.gov.pl; ustawa z 5.08.2025, Dz.U. 2025 poz. 1203 (art. 145m): api.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, i zmiana Dz.U. 2026 poz. 169 (login.gov.pl od 14.02.2026): api.sejm.gov.pl
- Cenniki z 7.10.2026: fakturownia.pl, ifirma.pl
Stan na 7.10.2026. Funkcje narzędzi opisaliśmy według podręczników MF z kwietnia–sierpnia 2026 roku. Ministerstwo regularnie aktualizuje aplikacje, a zmiana zasad dla tokenów po 31.12.2026 i projekt przesunięcia kar są w toku. Ceny programów mogą się zmienić. Artykuł nie jest poradą podatkową.
