KSeF w mikrofirmie od 1 stycznia 2027: co zrobić jeszcze w tym roku
Harmonogram KSeF, limit 10 000 zł miesięcznie, obowiązek odbierania faktur i lista czterech rzeczy do zrobienia w IV kwartale 2026.
Jeśli prowadzisz małą firmę i do tej pory wystawiasz faktury w Wordzie, Excelu albo w programie bez połączenia z KSeF, masz czas do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 r. wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie także najmniejszych podatników. Poniżej, co to oznacza w praktyce i co warto zrobić w czwartym kwartale.
Harmonogram w skrócie
| Od kiedy | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | odbieranie faktur przez KSeF — wszyscy podatnicy; wystawianie — największe firmy |
| 1 kwietnia 2026 | wystawianie faktur w KSeF — pozostali podatnicy |
| 1 stycznia 2027 | wystawianie faktur w KSeF — podatnicy, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, oraz faktury z kas rejestrujących |
Do końca 2026 roku trwa okres przejściowy, w którym za błędy związane z KSeF nie są nakładane kary. Od 2027 roku ta ochrona się kończy.
Czy limit 10 000 zł dotyczy Ciebie
Liczy się łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami w danym miesiącu. Jeśli w którymś miesiącu 2026 roku przekroczysz 10 000 zł, odroczenie przestaje obowiązywać i od tego momentu wystawiasz faktury w KSeF. Szczegóły zależą od Twojej sytuacji — przy wątpliwościach zapytaj księgowego albo sprawdź oficjalny serwis KSeF Ministerstwa Finansów.
Odbierać musisz już teraz
Najczęstsze nieporozumienie: odroczenie dotyczy wystawiania. Faktury od kontrahentów, którzy już wystawiają w KSeF, trafiają do systemu, a Ty musisz mieć do nich dostęp — przez aplikację Ministerstwa Finansów, program księgowy albo biuro rachunkowe z odpowiednim uprawnieniem.
Co zrobić w IV kwartale 2026
- Ustal, jak się uwierzytelniasz w KSeF — profil zaufany, podpis kwalifikowany albo pieczęć dla spółki — i nadaj uprawnienia księgowej lub biuru.
- Wybierz narzędzie do wystawiania. Darmowe aplikacje Ministerstwa Finansów wystarczą przy kilku fakturach miesięcznie. Przy większej liczbie wygodniejszy jest program do fakturowania zintegrowany z KSeF i z księgowością.
- Wystaw testowo pierwszą fakturę w KSeF jeszcze w 2026 roku — dobrowolnie już można — zanim zrobisz to dla klienta, który czeka na przelew. W KSeF faktura ma numer nadany przez system i datę jego nadania — warto zobaczyć to na własnym przykładzie.
- Sprawdź kasę fiskalną, jeśli wystawiasz z niej faktury do paragonów. Od 2027 roku te faktury też idą przez KSeF.
Co dalej
Porównanie programów do fakturowania pod kątem KSeF przygotowuję w dziale Dla firm. Zapisz się na newsletter, a dostaniesz je, gdy będzie gotowe.
Stan prawny na 6 października 2026 r. Przepisy dotyczące KSeF zmieniały się kilkukrotnie — przed decyzją sprawdź aktualne informacje Ministerstwa Finansów.