- Od 1.01.2027 czynny podatnik VAT, który płaci przelewem fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, wpisuje w tytule numer KSeF (35 znaków), a przy kilku fakturach jednego sprzedawcy identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT).
- Obowiązek dotyczy każdej kwoty, nie tylko faktur powyżej 15 000 zł. W przelewie VAT (MPP) numer KSeF zastępuje numer faktury w komunikacie (art. 108a ust. 3 pkt 3).
- Projekt UD477 przesuwa na 2028 rok tylko kary za błędy w wystawianiu faktur. Terminu numeru KSeF w przelewie nie zmienia.
- MPP jest obowiązkowy przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto za towary lub usługi z załącznika nr 15. Za pominięcie grozi 30% VAT z faktury.
- Biała lista: przy transakcji powyżej 15 000 zł płacisz na rachunek z wykazu albo w ciągu 7 dni składasz ZAW-NR. Ustawa znosząca sankcję w PIT i CIT dla faktur od 2027 roku jest uchwalona, ale czeka na podpis Prezydenta.
Spis treści · 12 części
Od stycznia zmieni się czynność, którą w firmowej bankowości wykonujesz kilka razy w tygodniu: przelew za fakturę. Zamiast „FV 12/11/2026” wpiszesz 35-znakowy numer nadany przez KSeF, także w przelewie VAT.
Ten przewodnik jest dla JDG i spółek, które płacą faktury kontrahentom. Wyjaśniamy, kogo obowiązek dotyczy, co wpisać w zwykłym przelewie, w przelewie VAT, przy kilku fakturach i przy fakturze spoza KSeF. Przypominamy też zasady MPP i białej listy, które od 2027 roku częściowo się zmienią.
Kogo dotyczy obowiązek numeru KSeF w przelewie?
Art. 108g dodała do ustawy o VAT nowelizacja z 16.06.2023, a ustawa z 5.08.2025 ustaliła, że stosuje się go do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Ten sam termin dotyczy nowego brzmienia art. 108a o komunikacie przelewu VAT. Numer KSeF podajesz, gdy spełnione są łącznie cztery warunki:
- Płacisz jako czynny podatnik VATFirma zwolniona z VAT podmiotowo nie ma tego obowiązku. Ma go za to inny podatnik, który płaci za fakturę wystawioną na nabywcę, np. spółka matka za córkę.
- Odbiorca jest czynnym podatnikiem VATStatus sprawdzasz w wykazie podatników VAT na dzień płatności (art. 108g ust. 3). Sprzedawcy zwolnionemu z VAT numeru KSeF podawać nie musisz.
- Faktura ma numer KSeFChodzi o faktury ustrukturyzowane oraz faktury z trybu offline24 i z czasu niedostępności KSeF.
- Płacisz przelewem lub instrumentem, który pozwala wpisać tytułPrzy poleceniu zapłaty obowiązek ma wystawca faktury (art. 108g ust. 2). Płatność kartą zwykle nie pozwala wpisać tytułu, więc przepis jej nie obejmuje.
Przepis nie ma progu kwotowego: numer KSeF wpisujesz i przy fakturze na 120 zł za hosting, i przy fakturze na 40 000 zł za maszynę.
Faktura z KSeF z 20 listopada 2026 roku z terminem płatności w styczniu 2027 roku wymaga już numeru KSeF w tytule. Przygotuj szablony przelewów przed świętami, a nie w pierwszym tygodniu stycznia.
Co jest już prawem, co uchwalono, a co jest tylko projektem?
| Zmiana | Od kiedy | Status na 7.10.2026 |
|---|---|---|
| Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w tytule przelewu (art. 108g) | płatności od 1.01.2027 | obowiązujące prawo |
| Numer KSeF w komunikacie przelewu VAT, wybór faktur do płatności zbiorczej MPP (art. 108a) | płatności od 1.01.2027 | obowiązujące prawo |
| Kary za wystawianie faktur poza KSeF (art. 106ni) | ustawa: 1.01.2027; projekt: 1.01.2028 | projekt UD477, uzgodnienia |
| Koniec sankcji w PIT i CIT za płatność poza białą listą i z pominięciem MPP | faktury wystawione od 1.01.2027 | uchwalona, czeka na podpis Prezydenta |
| Solidarna odpowiedzialność za VAT dostawcy (art. 117ba Ordynacji) | bez zmian | obowiązuje i zostaje |
Projekt UD477 przeczytaliśmy w całości: zmienia kary z art. 106ni, drobne przepisy techniczne KSeF i przedłuża odwrotne obciążenie dla energii i gazu. Art. 108a i 108g w nim nie ma. O karach i limicie 10 000 zł dla najmniejszych firm piszemy w poradniku KSeF w mikrofirmie od 2027.
Jak wpisać numer KSeF w zwykłym przelewie i w przelewie VAT?
Zwykły przelew
Numer KSeF ma zawsze 35 znaków: NIP sprzedawcy-data-część techniczna-suma kontrolna, np. 5265877635-20250826-0100001AF629-AF (przykład z dokumentacji MF). Kopiujesz go w całości, z myślnikami, do tytułu.
Numer KSeF to co innego niż numer faktury nadany przez sprzedawcę, np. „FV/112/2026”. Nie jest elementem faktury, KSeF zwraca go w UPO. Znajdziesz go w Aplikacji Podatnika KSeF, w programie do faktur albo w bankowości połączonej z KSeF.
Przelew VAT (mechanizm podzielonej płatności)
Komunikat przelewu MPP zawiera kwotę VAT, kwotę brutto, numer faktury i NIP dostawcy (art. 108a ust. 3). Od 2027 roku przy fakturze z KSeF w miejscu numeru faktury wpisujesz numer KSeF. W formularzu w bankowości to osobne pola, a bank sam składa z nich komunikat. W pliku importu z programu księgowego tytuł ma postać ze słowami kluczowymi /VAT/ /IDC/ /INV/ /TXT/.
Maksymalna długość pól w tytule przelewu VAT
Liczba znaków. Numer KSeF ma 35 znaków, czyli dokładnie tyle, ile mieści pole /INV/.
Bank przelewa część odpowiadającą VAT na rachunek VAT sprzedawcy, a resztę na jego rachunek rozliczeniowy. Przelew VAT wykonasz tylko w złotych. Rachunek VAT bank otwiera firmie do rachunku rozliczeniowego, nie do konta osobistego.
Płacisz kilka faktur jednym przelewem: identyfikator zbiorczy
Gdy jednym przelewem płacisz co najmniej dwie faktury z KSeF od tego samego sprzedawcy, wpisujesz identyfikator zbiorczy (IZ). Ma 35 znaków: NIP podmiotu, który go wygenerował, oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc, 12 znaków unikalnych i dwie cyfry kontrolne, np. 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF.
- Wygenerować go może sprzedawca albo nabywca, według MF w Aplikacji Podatnika KSeF lub w programie połączonym z API KSeF.
- Jeden identyfikator obejmuje faktury tylko jednego sprzedawcy, według dokumentacji API do 500 faktur.
- W produkcyjnym API KSeF obsługa identyfikatorów działa od wersji 2.8.0 z 23.09.2026.
W przelewie VAT zyskujesz swobodę. Dziś płatność zbiorcza w MPP musi obejmować wszystkie faktury dostawcy z okresu od jednego dnia do miesiąca, a w komunikacie podajesz ten okres. Od 2027 roku przy fakturach z KSeF wybierasz dowolne faktury z takiego okresu i wpisujesz ich identyfikator zbiorczy. Kwota VAT to suma VAT z tych faktur.
Faktura spoza KSeF, offline, zaliczka: co wpisać w tytule?
| Sytuacja (płatność od 1.01.2027) | Zwykły przelew | Przelew VAT (MPP) |
|---|---|---|
| Jedna faktura z KSeF | numer KSeF | numer KSeF w polu numeru faktury |
| Kilka faktur z KSeF od jednego sprzedawcy | identyfikator zbiorczy | identyfikator zbiorczy, faktury z okresu do 1 miesiąca |
| Faktura offline24 lub z czasu niedostępności, już przesłana do KSeF | numer KSeF | numer KSeF |
| Faktura offline niewprowadzona do KSeF z powodu ogłoszonej awarii | obowiązek nie dotyczy (art. 108g ust. 4) | zwykły numer faktury |
| Faktura legalnie wystawiona poza KSeF, np. przez mikrofirmę w 2026 roku albo firmę zagraniczną | obowiązek nie dotyczy, wpisz zwykły numer | zwykły numer faktury; zbiorczo: okres |
| Zaliczka przed wystawieniem faktury | brak numeru KSeF, opisz płatność | wyraz „zaliczka” (art. 108a ust. 1c) |
| Polecenie zapłaty | numer KSeF podaje wystawca faktury (art. 108g ust. 2) | |
Przy zapłacie w ratach podajesz numer KSeF tej samej faktury w każdym przelewie. Faktura offline24 trafia do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, więc płacąc ją od razu, poczekaj na numer albo poproś o niego sprzedawcę.
Ustawa o VAT nie przewiduje za to osobnej kary, a projekt UD477 jej nie dodaje. To jednak obowiązek ustawowy, nie zalecenie. Najprościej płacić faktury z programu albo z bankowości, które wypełniają numer same.
Kiedy przelew VAT jest obowiązkowy i co grozi za jego pominięcie?
MPP możesz stosować dobrowolnie przy każdej fakturze z VAT. Musisz, gdy kupujesz towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (m.in. stal, elektronika, paliwa, części samochodowe, usługi budowlane), a kwota należności ogółem na fakturze przekracza 15 000 zł brutto (art. 108a ust. 1a). Sprzedawca dopisuje wtedy na fakturze „mechanizm podzielonej płatności”.
Gdy zapłacisz zwykłym przelewem, naczelnik urzędu skarbowego może ustalić dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% VAT przypadającego na towary lub usługi z załącznika (art. 108a ust. 7). Sankcji nie ma, jeśli dostawca rozliczył cały VAT z faktury. Do tego dziś nie zaliczysz wydatku do kosztów (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). Ustawa z 18.09.2026 znosi tę drugą sankcję, ale tylko dla faktur wystawionych od 1.01.2027. Faktury z 2026 roku podlegają starym przepisom, nawet gdy płacisz je w 2027 roku.
Biała lista: 15 000 zł, ZAW-NR i co się zmienia od 2027
Przy transakcji z inną firmą o wartości powyżej 15 000 zł płacisz przez rachunek płatniczy (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Liczy się wartość transakcji, nie pojedynczej raty. Zapłata na rachunek, którego na dzień zlecenia przelewu nie ma w wykazie podatników VAT, ma takie skutki:
| Sankcja przy płatności powyżej 15 000 zł | Faktury do 31.12.2026 | Faktury od 1.01.2027 (po podpisie ustawy) |
|---|---|---|
| Solidarna odpowiedzialność za VAT dostawcy (rachunek spoza wykazu) | tak | tak |
| Wyłączenie wydatku z kosztów w PIT i CIT (rachunek spoza wykazu) | tak | nie |
| Wyłączenie z kosztów przy zapłacie bez rachunku płatniczego, np. gotówką | tak | tak |
Skutków płatności poza wykazem unikniesz, składając zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika swojego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia pierwszego przelewu na taki rachunek. W starszych poradnikach bywa termin 3 dni, ale aktualny art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji mówi o 7 dniach. Chroni też zapłata w MPP. MF zapowiedziało na 12.10.2026 wdrożenie zmodernizowanego wykazu pod adresem wykazpodatnikowvat.mf.gov.pl, więc zaktualizuj zakładkę w przeglądarce.
Jak to wygląda w bankowości firmowej?
W większości banków wybierasz typ „przelew VAT” albo „podzielona płatność” i wypełniasz: rachunek odbiorcy, kwotę brutto, kwotę VAT, NIP dostawcy, numer faktury i opcjonalny opis. Od 2027 roku w polu „numer faktury” wpisujesz numer KSeF albo identyfikator zbiorczy. Śledź komunikaty swojego banku o zmianach w formularzu.
Banki coraz częściej pobierają faktury kosztowe z KSeF prosto do bankowości. Wtedy danych do przelewu nie przepisujesz ręcznie. Dwa przykłady sprawdzone w materiałach banków:
- ING ma w Moim ING usługę „Płatności za faktury KSeF”. Według opisu banku w mediach przelew przygotowuje się z danych faktury. Połączenie wymaga tokenu KSeF, o przyszłości tokenów piszemy w tekście Tokeny KSeF po 2026.
- mBank ma w koncie firmowym bezpłatny mOrganizer finansów, który według strony banku pobiera faktury z KSeF i wysyła je do systemu.
Za połączenie konta z KSeF można dostać premię. W promocji ING „Łatwiejszy pierwszy rok” (edycja 6) to jeden z warunków (§ 3 lit. d regulaminu), obok aktywnej karty firmowej i salda min. 4 000 zł na koniec dnia raz w miesiącu. Bank płaci przez 12 miesięcy 10% zwrotu od płatności kartą (maks. 250 zł miesięcznie) i 100 zł za każdy miesiąc z przelewem do ZUS/KRUS na min. 300 zł. Promocja jest dla JDG na KPiR, ryczałcie lub karcie podatkowej bez rachunku firmowego w ING na 30.06.2026. Nagroda to przychód z działalności (§ 4 ust. 6).
Jeśli dopiero zakładasz firmę, mBank płaci 500 zł za rejestrację JDG przez bank z kontem mBiznes Konto Standard i płatności kartą na min. 1 000 zł w ciągu 30 dni od umowy. Wniosek złożysz do 30.11.2026, szczegóły są na stronie promocji mBanku. Inne oferty są w kategorii konta firmowe, a kto może dostać premię, wyjaśniamy w tekście Premia za konto firmowe.
- płacisz kilkanaście faktur miesięcznie lub więcej
- często płacisz w MPP i nie chcesz mylić kwot VAT
- nie masz programu, który przygotowuje paczki przelewów
- płacisz kilka faktur miesięcznie
- przelewy zleca biuro rachunkowe albo program księgowy
- jesteś zwolniony z VAT, więc obowiązek Cię nie obejmuje
Lista kontrolna na grudzień 2026
- Ustal, skąd weźmiesz numer KSeFZ programu do faktur, z Aplikacji Podatnika KSeF albo z bankowości połączonej z KSeF. Przepisywanie 35 znaków to prosta droga do pomyłek.
- Zaktualizuj szablony przelewówStały tytuł „FV za usługi” przestanie wystarczać przy fakturach z KSeF.
- Sprawdź plik importuJeśli wysyłasz paczki przelewów z programu, pole /INV/ powinno dostawać numer KSeF, a nie numer z serii sprzedawcy.
- Wyłap faktury z terminem w styczniuFaktury z listopada i grudnia płacone po 1.01.2027 też wymagają numeru KSeF.
- Pilnuj progu 15 000 złRachunek z wykazu albo ZAW-NR w 7 dni, a przy towarach z załącznika nr 15 przelew VAT. Jak oddzielić konto firmowe od prywatnego, opisujemy w poradniku o rozdzieleniu finansów, a koszty kont w tekście Konto firmowe dla JDG 2026.
Najczęstsze pytania
Od kiedy trzeba wpisywać numer KSeF w tytule przelewu?
Od płatności dokonanych 1 stycznia 2027 r. (art. 108g ustawy o VAT). Liczy się data płatności, więc fakturę z KSeF z 2026 roku płaconą w styczniu 2027 roku też opisujesz numerem KSeF.
Czy numer KSeF podaję tylko w przelewach powyżej 15 000 zł albo w MPP?
Nie. Art. 108g nie ma progu kwotowego i dotyczy każdej płatności przelewem za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT. W przelewie VAT numer KSeF zastępuje dodatkowo numer faktury w komunikacie MPP.
Co wpisać, gdy płacę kilka faktur jednym przelewem?
Identyfikator zbiorczy z KSeF, czyli 35-znakowy numer dla co najmniej dwóch faktur jednego sprzedawcy. Wygenerujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF. W przelewie VAT obejmiesz nim wybrane faktury z okresu do jednego miesiąca.
Czy projekt UD477 przesuwa obowiązek numeru KSeF w przelewie?
Nie. Projekt z 22.09.2026 przesuwa na 1.01.2028 tylko kary z art. 106ni za błędy w wystawianiu faktur. Art. 108a i 108g nie zmienia. Na 7.10.2026 jest na etapie uzgodnień.
Co grozi za brak numeru KSeF w tytule przelewu?
Ustawa o VAT nie przewiduje osobnej kary za brak numeru KSeF w zwykłym przelewie, choć obowiązek istnieje. Inaczej przy obowiązkowym MPP: zapłata zwykłym przelewem może skończyć się dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 30% VAT.
Ile mam dni na ZAW-NR po przelewie na rachunek spoza białej listy?
7 dni od zlecenia pierwszego przelewu na ten rachunek (art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Zawiadomienie chroni przed solidarną odpowiedzialnością za VAT dostawcy, a przy fakturach z 2026 roku także przed wyłączeniem wydatku z kosztów.
Co wpisać, płacąc za fakturę wystawioną poza KSeF?
Zwykły numer faktury. Faktura, która legalnie nie trafiła do KSeF, np. od mikrofirmy w limicie 10 000 zł w 2026 roku albo od firmy zagranicznej, nie ma numeru KSeF i art. 108g jej nie obejmuje. W zbiorczym przelewie VAT za takie faktury podajesz okres.
Źródła
- Ustawa o VAT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 108a, 108g): eli.gov.pl
- Ustawy KSeF: Dz.U. 2023 poz. 1598 i Dz.U. 2025 poz. 1203 (art. 17, termin 1.01.2027): eli.gov.pl
- MF, „Numer KSeF i zbiorczy identyfikator”: ksef.podatki.gov.pl; pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: ksef.podatki.gov.pl
- Dokumentacja API KSeF 2.0 (numer KSeF, limity, zmiany w wersji 2.8.0): github.com/CIRFMF
- Projekt UD477 z 22.09.2026: legislacja.rcl.gov.pl
- Ustawa z 18.09.2026 o zmianie ustaw o PIT i CIT, tekst uchwalony (druk 2837): sejm.gov.pl
- Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. 2026 poz. 622 (art. 117ba): eli.gov.pl; ustawa o PIT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592 (art. 22p): eli.gov.pl
- Prawo przedsiębiorców, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480 (art. 19): eli.gov.pl
- MF, zmodernizowany wykaz podatników VAT (30.09.2026): podatki.gov.pl
- Bank Pocztowy, specyfikacja plików importu, w tym split payment: pocztowy.pl
- ING, regulamin promocji „Łatwiejszy pierwszy rok” edycja 6: ing.pl; ING o integracji z KSeF: bankier.pl
- mBank, KSeF w mOrganizerze: mbank.pl; regulamin promocji „Załóż firmę i konto z płatnościami”: mbank.pl
Stan prawny na 07.10.2026. Zaktualizujemy tekst po podpisaniu ustawy o PIT i CIT z 18.09.2026, po uchwaleniu projektu UD477 i po komunikatach banków o zmianach w formularzach przelewu. Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady doradcy podatkowego.
